Перенос клиентов и сделок в CRM: как подготовить базу

Определите состав переноса

Разделите контакты, компании, сделки, задачи и финансовые сведения. Для каждой сущности укажите обязательные поля и связь с другими записями. История переписки, вложения и дополнительные сущности требуют отдельной проверки: их доступность зависит от выгрузки и API исходной системы.

• Контакты: имя, телефон, почта и внешний идентификатор.
• Сделки: клиент, этап, сумма, ответственный и следующий шаг.
• Задачи: связанная запись, срок, исполнитель и статус.
• Оплаты: клиент или проект, сумма, дата и признак планового либо полученного платежа.

Согласуйте карту полей и дубли

Составьте таблицу: поле в старой системе, поле назначения, формат и правило преобразования. Одного совпадения имени клиента недостаточно для объединения записей. Нужно определить ключи сопоставления и порядок действий, когда телефон, почта или компания повторяются. Сохраните исходные идентификаторы для последующей сверки.

• Приведите телефоны и даты к согласованному формату.
• Сопоставьте статусы воронок и роли сотрудников.
• Отметьте поля, которые не удаётся перенести автоматически.
• Утвердите правила объединения и список исключений.

Проверьте тестовую загрузку

Возьмите небольшую выборку, включающую разные ситуации: повторный клиент, несколько сделок, перенесённая задача и частичная оплата. Количество записей важно, но этого недостаточно. Откройте карточки и проверьте связи, ответственных, сроки и доступы. Ошибки сначала исправляются на выборке, после чего согласуется основной перенос.

Согласуйте переход и проверку результата

До основной загрузки зафиксируйте исходную выгрузку и время перехода. Определите, как обрабатывать обращения, поступившие во время переноса, и кто выполняет сверку. Не удаляйте исходную базу до приёмки результата. После загрузки проверьте работу сотрудников на нескольких реальных записях и сохраните перечень оставшихся исключений.

• Сверка количества записей по согласованному составу.
• Проверка сумм и статусов на контрольной выборке.
• Проверка связей клиента, сделки, задач и проекта.
• Подтверждение ролей и доступа к финансовым данным.

Что подготовить для оценки

Назовите исходную систему, объём базы и нужные сущности. Подготовьте перечень полей или обезличенный пример выгрузки. Полную базу и доступы передаём отдельно по согласованному каналу. Стоимость переноса определяется после проверки состава данных и включается в согласованный объём внедрения либо оценивается отдельно.